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EMPLOYMENT OPPORTUNITY

Position Title: Finance and Administration Manager
Organization: ETC Group 
Location:
Val-David, Quebec, Canada[1]

Starting Date: 15 June, 2019 (or as soon as possible thereafter).

Hours: 37.5 hours week

INTRODUCTION

ETC Group is an international civil society organization that monitors the impact of emerging technologies and corporate strategies on biodiversity, agriculture and human rights. We operate at the global political level. We work closely with partner civil society organizations (CSOs) and social movements, especially in Africa, Asia and Latin America. We are a small staff team (approximately 12 people) with offices in Val-David (Laurentians), Canada; Mexico City, Mexico and Davao City, Philippines, and other international colleagues working from London, UK and in Oakland, US. Despite the distance between us, we work closely together, communicating via Skype, e-mail, telephone, teleconference and travel.

For details of the work of ETC Group, please see http://www.etcgroup.org.

POSITION SUMMARY

Working in close cooperation with a small but dynamic international team, under the general direction of the Co-Executive Directors, the Finance and Administration Manager will ensure the effective functioning of ETC Group’s international offices and is accountable for overseeing the organization’s financial and administrative operations. This includes oversight of finances internationally, management of human resources, governance and donor accountability, reporting and compliance. The Finance and Administration Manager will supervise administrative and finance staff and work across time zones. They will directly manage a part-time bookkeeper and administrative assistant in Val-David. This is a full-time position.

Responsibilities:

You will have lead responsibility for the following tasks, supported by the Administrative Assistant (part-time) and Book-keeper (part-time), who you will also manage.

  • Financial management includes: Preparation of the annual audit; Support for the administration and finance teams in the Philippines and Mexico on financial management, documentation and reporting; Oversight of payrolls and banking operations across offices; Prepare budgets and financial projections, and monitor project spending, financial statements, books and accounts payable/receivable of offices;
  • Administration, includes:Oversee the operation of and collaboration among administrative and finance teams across offices; Oversee the establishment of efficient administrative and financial systems across offices, and make recommendations for improvement; Keep track of the meetings among the co-Executive Directors, Management Team, teams and staff as agreed;
  • Human resources management includes: Keep up-to-date staff policies, employment contracts and salaries, benefits, leaves and holidays; Recruit and monitor consultancy work including preparation of contracts; and recommend measures for human resources development and participate in organisational development and organizational health initiatives.
  • Governance Support includes: Maintaining proper functioning and support for the international Board of Directors, including preparation for the annual meeting of the international Board and bi-monthly meetings of the Executive Committee of the Board; Maintain registrations and ensure legal functioning of the organization in Canada; Ensure up-to-date registration and compliance with legal requirements of the organization in the Philippines; and Oversee the logistics of bi-annual staff meetings
  • Fundraising and Grant-related responsibilities includes (in close collaboration with the Co-Executive Directors): Review contracts from funders; Prepare disbursement requests; Monitor reporting requirements to ensure compliance; Prepare budgets for grant submissions; Prepare financial reports for funders; and Monitor specific projects expenses and cash flows.

Person specification

The successful candidate would be likely to have:

  • A post-graduate qualification (ideally in a field such as Business Administration, Public Administration, Finance, Accounting or another relevant field) or five years equivalent experience.
  • Experience developing and implementing finance and accounting policies, procedures and systems, preferably on international projects.
  • Skills in Administrative support, including overseeing HR issues, internal processes, managing shared files
  • Skills in teamwork, organization and logistics;
  • Ability to organize/prioritize a demanding, responsive multi-task workload, to take initiative and be flexible;
  • Capacity to work under pressure in a self-directed manner and to collaborate with others in an international, multi-office, collegial team situation;
  • Strong written and spoken English and good written and spoken French are required. Proficiency in Spanish would be an asset.
  • Excellent computer skills including proficiency with standard office software (e.g., Microsoft Word and Excel). Working knowledge in SAGE accounting software is an advantage and additional technical skills welcome.
  • Excellent inter-personal skills and personnel management capabilities
  • Commitment to upholding ETC Group’s values, vision and direction;
  • Willingness to undertake occasional international travel and to work occasional evenings in order to communicate across time zones with international colleagues
  • Experience of working with, or in, an international NGO is an asset.

Starting salary: Commensurate with qualifications and experience. We offer a reasonably competitive salary rate as other small non-profits in Quebec, plus decent benefit package. $50.000- $55.0000/year.

TO APPLY: Please submit a letter and CV via email to ETC Group at: jobs@etcgroup.org Please write the job title “Finance and Administration Manager” in the subject line of your message.

Deadline for application: May 22nd Wednesday at 5:00 PM (EST)


FRANÇAIS:

OFFRE D’EMPLOI

Titre du poste: Directeur financier et administratif
Lieu: Val-David, Québec, Canada[1]

Date de début: 15 juin 2019
Nombre d’heures: 37.5 heures/semaine

Note : Dans le présent document, les termes employés pour désigner des personnes sont pris au sens générique; ils ont à la fois valeur d’un féminin et d’un masculin.

INTRODUCTION

Le groupe ETC est une organisation internationale de la société civile qui surveille l’impact des technologies émergentes et des stratégies d’entreprise sur la biodiversité, l’agriculture et les droits de l’homme. Nous opérons au niveau politique mondial. Nous travaillons en étroite collaboration avec les organisations de la société civile (OSC) et les mouvements sociaux partenaires, en particulier en Afrique, en Asie et en Amérique latine. Nous sommes une petite équipe (environ 12 personnes) avec des bureaux à Val-David (Laurentides), Canada; Mexico City, Mexique et Davao City, Philippines, et des collègues travaillant à Londres, Royaume-Uni et à Oakland, États-Unis. Malgré la distance qui nous sépare, nous travaillons en étroite collaboration et communiquons via Skype, courrier électronique, téléphone, téléconférence et voyages.

Pour plus de détails sur le travail du groupe ETC, veuillez consulter http://www.etcgroup.org.

RÉSUMÉ DU POSTE

Travaillant en étroite collaboration avec une équipe internationale, petite mais dynamique, sous la direction générale des co-directeurs, le directeur financier et administratif veillera au bon fonctionnement des bureaux internationaux du groupe ETC et sera responsable de la supervision des opérations financières et administratives de l’organisation. Cela comprend la supervision des finances à l’international, la gestion des ressources humaines, la gouvernance, le financement, les rapports aux donateurs et les responsabilités liées à ceux-ci. Le directeur des finances et de l’administration supervisera le personnel administratif et financier travaillant à travers différents fuseaux horaires et gérera directement un comptable à mi-temps et un adjoint administratif à Val-David. C’est un poste à temps plein.

Responsabilités :

Vous aurez la responsabilité principale des tâches suivantes, avec l’aide de l’adjoint administratif (à temps partiel) et du comptable (à temps partiel), que vous devrez également gérer.

  • La gestion financière comprend:Lapréparation de la vérification financière annuelle; Le soutien aux équipes en charge des finances et de l’administration situées aux Philippines et au Mexique en matière de gestion financière, de documentation et de rapports; La supervision de la paie et des opérations bancaires dans tous les bureaux; La préparation des budgets et des projections financières et la surveillance des dépenses liées aux projets, les états financiers, les livres comptables et les comptes créditeurs / débiteurs des bureaux;
  • Administration comprend:Superviser le fonctionnement et la collaboration des équipes administratives et financières dans tous les bureaux; Superviser la mise en place de systèmes administratifs et financiers efficaces dans tous les bureaux et formuler des recommandations pour leurs améliorations; Suivre les réunions des co-directeurs exécutifs, de l’équipe de gestion, des équipes et du personnel comme convenu;
  • La Gestion des ressources humaines comprend: Tenir à jour les politiques du personnel, les contrats de travail et les salaires, les avantages sociaux et les congés; Recruter et surveiller le travail des consultants, y compris la préparation des contrats; Proposer des mesures pour le développement des ressources humaines et participer aux initiatives de développement organisationnel et de santé organisationnelle.
  • Le soutien à la gouvernance comprend: Assurer le bon fonctionnement et le soutien au Conseil d’administration international, y compris la préparation de la réunion annuelle du conseil d’administration et des réunions bimensuelles du comité exécutif du conseil d’administration; Maintenir les inscriptions et assurer le fonctionnement légal de l’organisation au Canada; S’assurer que les enregistrements légaux sont à jour et du respect des exigences légales de l’organisation aux Philippines; et superviser la logistique des réunions semestrielles du personnel
  • Levées de fonds et financement comprennent : (en étroite collaboration avec les co-directeurs exécutifs): L’examen des contrats des bailleurs de fonds; La préparation des demandes de décaissement; La supervision des exigences des contrats pour en assurer la conformité des dépenses; La préparation des budgets pour les demandes de financement; La préparation des rapports financiers pour les bailleurs de fonds; et la surveillance des dépenses et des flux de trésorerie des projets spécifiques.

QUALIFICATIONS REQUISES

Le candidat idéal devrait avoir:

  • Un diplôme d’études supérieures (idéalement dans un domaine tel que l’administration des affaires, l’administration publique, les finances, la comptabilité ou un domaine pertinent) ou cinq années d’expérience équivalente.
  • De l’expérience dans l’élaboration et la mise en place de règlements, procédures et systèmes financiers et comptables, de préférence relatifs à des projets internationaux.
  • Des compétences administratives, incluant la supervision des questions relatives aux ressources humaines et aux processus internes, la gestion de la structure de fichiers.
  • Des compétences pour le travail en équipe, l’organisation et la logistique;
  • Des capacités démontrée à organiser / hiérarchiser une charge de travail multitâches exigeante et changeante, à prendre des initiatives et à faire preuve de souplesse;
  • Des capacités à travailler sous pression de manière autonome et à collaborer avec d’autres personnes dans le cadre d’une équipe internationale composée de plusieurs bureaux;
  • Un anglais, écrit et parlé, très solide et une bonne maîtrise du français. Une bonne connaissance de l’espagnol serait également un atout.
  • D’excellentes compétences en informatique, notamment la maîtrise des logiciels de bureau standard (par exemple, Microsoft Word et Excel). Une connaissance pratique du logiciel de comptabilité SAGE serait un avantage et des compétences techniques supplémentaires seraient les bienvenues.
  • D’excellentes compétences interpersonnelles et des capacités en gestion de personnel
  • De l’engagement envers les valeurs, la vision et l’orientation du groupe ETC;
  • La volonté d’effectuer occasionnellement des voyages à l’international et de travailler parfois le soir afin de faciliter la communication avec des collègues vivant dans différents fuseaux horaires;
  • Une expérience de travail avec ou au sein d’une ONG internationale et/ou sur des questions liées à la biodiversité, à l’environnement et aux droits de l’homme.

Salaire de départ: à discuter en fonction des qualifications et de l’expérience. Nous offrons des salaires raisonnables, concurrentiel à ceux des autres petites organisations à but non lucratif au Québec, en plus d’un ensemble d’avantages sociaux attractif. $50.000- $55.0000/year.

POUR POSTULER: Veuillez envoyer une lettre et un CV par courrier électronique à ETC Group à l’adresse suivante: jobs@etcgroup.org . Veuillez inscrire le titre du poste «Responsable finances et administration» dans la ligne d’objet de votre message.

Date limite de candidature: le mercredi 22 mai à 17h00 (HNE)


[1] Une quantité limitée de travail à distance est possible après une période de formation


[1] A limited amount of remote working may be possible after an induction period.

When applying, please indicate that you saw this posting at FoodWork.ca.
 

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Note: This posting is provided on an "As Is" basis and for general informational purposes only. People and Planet (also known as "FoodWork") is not responsible for the content, accuracy, timeliness, completeness, legality, reliability, quality or suitability of this posting. We do not screen or endorse the organizations or individuals involved. If you decide to accept an offer of employment, volunteering or any other arrangement, you do so at your own risk and it is your responsibility to take all protective measures to guard against injury, abuse, non-payment or any other loss. Please read our full Terms & Conditions.

Current status: Open/apply now.   Date posted: May 1 2019    ID: 53295